一、企业主体资质类资料：行政端核心基础材料

这类资料是证明企业合法经营、具备认证资格的前提，需由行政部门牵头整理，确保原件与复印件一致且加盖公章：

营业执照相关文件

营业执照副本原件及复印件（需确认经营范围与 ISO 认证范围匹配，如无人机企业需含 “无人机调度”“运维服务” 等项，若范围不符需先到市场监管部门办理变更）；

营业执照变更记录（若近 1 年内有名称、地址、经营范围变更，需提供变更通知书及变更前后的执照副本复印件）；

外资企业需额外提供外商投资批准证书或备案证明，个体工商户需提供经营者身份证复印件。

场地与产权证明

经营场所产权证明（如房产证复印件，需标注建筑面积、用途，明确调度室、运维车间等关键区域位置）；

若为租赁场地，需提供租赁合同原件及复印件（租赁期限需覆盖认证周期，且合同中需明确租赁用途与场地范围）；

多场所企业（如总部 + 分公司）需提供各场所的产权 / 租赁证明，及场所分布说明（标注各场所主要职能，如 “成都总部负责调度，重庆分公司负责运维”）。

二、组织与管理类资料：行政端协调统筹材料

行政部门需梳理企业组织架构、人员管理等核心信息，体现企业管理规范性，这类资料需与各部门协同完善：

组织架构与职责文件

最新企业组织架构图（需明确各部门设置，标注与 ISO 体系相关的部门，如质量部、技术部、运维部，及各部门负责人姓名、职务、联系方式）；

关键岗位职责说明书（重点整理质量负责人、内审员、行政负责人等岗位，明确其在 ISO 体系中的职责，如 “质量负责人统筹体系运行，行政负责人负责资料归档”）；

部门协作流程文件（如行政部与质量部的资料传递流程、与技术部的培训协调流程，需以书面形式呈现）。

人员管理相关资料

员工花名册（需包含姓名、岗位、入职时间、学历、专业资质等信息，重点标注持 ISO 内审员证、无人机运维资质证等关键人员）；

行政人员及关键岗位的劳动合同复印件（需覆盖认证前 6 个月以上的用工记录，证明人员稳定性）；

人员培训记录（行政部门组织的 ISO 标准基础培训、安全合规培训等记录，需含培训通知、签到表、培训课件、考核成绩）。

三、合规性与外部证明类资料：行政端核查备案材料

这类资料需行政部门对接外部机构获取，确保企业经营符合法律法规要求，是 ISO 审核的重要合规依据：

行业相关资质许可

结合企业业务领域的专项资质，如无人机企业需提供中大型无人机适航许可证书、调度运维服务能力等级资质证书；

涉及特殊行业的许可文件，如食品企业需提供食品生产许可证，医疗设备企业需提供医疗器械经营许可证；

行政部门需确认所有资质证书在有效期内，若临近到期需提前办理延续，并提供延续申请材料与回执。

合规性证明文件

近 1-3 年的市场监管、税务、环保等部门的检查报告或合规证明（如无违规记录，可到对应部门申请开具合规证明；若有轻微整改记录，需提供整改完成报告与验收证明）；

税务登记证（或完税证明），证明企业税务缴纳合规；

社保缴纳证明（行政部门需提供近 3 个月的员工社保缴纳清单，覆盖关键岗位人员，证明用工合规）。

四、体系支持与资料管理类资料：行政端保障材料

行政部门需负责 ISO 体系运行中的资料归档、后勤保障等工作，需准备以下支持性材料：

资料管理与归档文件

体系文件归档管理制度（明确行政部门对 ISO 体系文件的保管、借阅、更新流程，如文件分类标准、归档时限、借阅登记表格）；

文件受控清单（行政部门需整理所有 ISO 相关文件，标注文件编号、版本号、发布日期、分发部门，确保文件受控管理）；

资料借阅与发放记录（如各部门领取程序文件、作业指导书的签字记录，行政部门需留存备查）。

后勤与保障证明

办公与作业场所的安全设施配置记录（如灭火器、应急灯、监控设备的采购与维护记录，行政部门需定期检查并留存检查表单）；

会议与培训场地证明（如行政部门负责的 ISO 内审会议、管理评审会议的场地使用记录，含会议通知、签到表、场地照片）；

外部审核接待方案（行政部门需制定第三方审核期间的接待计划，含审核人员行程安排、会议室与资料查阅场地准备、餐饮住宿安排等，可作为审核辅助材料）。

五、行政端资料准备注意事项

真实性与一致性：所有资料需确保真实有效，复印件需加盖企业公章并注明 “与原件一致”，避免因资料造假导致审核失败；

完整性与时效性：行政部门需梳理资料清单，逐一核对是否遗漏（如多场所企业需覆盖所有场地证明），同时检查资质、证明文件的有效期，提前处理到期或即将到期的文件；

协同与沟通：行政部门需与质量部、技术部等部门密切配合，如确认组织架构与岗位职责的一致性、收集各部门的人员资质信息，避免因部门信息脱节导致资料缺失；

备份与留存：行政部门需对所有资料进行 “纸质 + 电子” 双备份，纸质资料按类别装订成册，电子资料存储在专用服务器或云盘，方便审核查阅与后续管理。